抱えていた課題

この企業では、かねてより対面での会議文化が根強く、DX化の遅れが課題でした。特に総務部では、以下のような状況が慢性化していました。

外的要因

・働き方の多様化やデジタル化の進展により、企業に業務効率化と生産性向上への対応が強く求められるようになった。
・少子高齢化による労働力人口の減少が進み、業務の自動化・効率化による人材不足への対応が急務となった。
・AI技術の進化に伴い、音声認識や議事録作成を自動化するツールの登場が、会議のあり方そのものを見直すきっかけとなった。

内的要因

・対面会議が週に平均10回以上開催され、1回あたりの会議時間も長かったため、議事録作成が大きな負担となっていた。
・会議のタイプごとに異なる議事録フォーマットを使用しており、担当者の負担が増加し、作成に多大な時間を要していた。
・間接部門の人員が不足していたことから、議事録の作成や共有が数日遅れてしまうという事態が常態化していた。

解決に向けた取り組み

上記の課題を解決するため、議事録作成の効率化と会議ごとのフォーマット対応を目的とした取り組みを進めました。

解決のポイント

・音声認識の精度向上: 特に複数人の会話でも話者を正確に分離できる環境を構築しました。
・会議ごとのテンプレート化: 会議の目的に応じて議事録フォーマットをテンプレート化し、作成の手間を大幅に削減しました。
・オフライン会議への対応: オンライン会議だけでなく、マイクなどを活用したオフライン会議でも利用可能なソリューションを導入しました。

ご提供したソリューション

コンサルティング

・現状の会議運営フローや議事録作成プロセスを詳細にヒアリングし、課題を特定しました。
・会議の種類や目的に応じた最適な議事録テンプレートの構成を策定しました。
・オフライン会議での最適なマイク配置や運用方法についてアドバイスしました。

導入システム

・高性能なAI音声認識エンジンを搭載した議事録作成ツールを提供しました。
・複数の話者を高精度に分離し、発言内容をリアルタイムでテキスト化する機能を実装しました。
・会議ごとに異なるフォーマットを簡単に切り替えられるテンプレート機能を搭載しました。

サポート

・議事録フォーマットの作成方法や、カスタマイズしたテンプレートの調整をサポートしました。
・システムの管理画面の操作方法や運用ルールについて、丁寧なレクチャーを実施しました。
・導入後の定着に向け、顧客の疑問や要望に応じた継続的な運用支援を行いました。

導入後の成果と今後の展望

主な成果

 ・オフラインでも高精度な音声認識: 複数の発言者がいる会議でも、1つのPCで正確に話者を分離できるようになりました。
・テンプレートによる効率化: 会議ごとにフォーマットを切り替えることができ、議事録作成の手間が大幅に削減されました。
・希望通りのフォーマットを実現: 自社では難しかった議事録フォーマットも、弊社のサポートにより理想的な形に仕上げることができました。

今後の展望

今後は、社内会議での利用にとどまらず、クライアントとの打ち合わせでも活用できるよう、外部提出用のフォーマットを整備し、さらなる業務効率化を目指していく予定です。