抱えていた課題

外的要因

・リモートワークの普及に伴い、オンラインミーティングが大幅に増加しました。それに伴い、議事録の作成と管理も増大しました。
・複数のクライアントとの並行ミーティングが増加し、要件の聞き漏らしや認識の齟齬が起こるリスクが高まっていました。
・プロジェクト要件の正確な記録が不可欠となり、トラブルを未然に防ぐための対策が求められていました。

内的要因

・事業規模拡大の壁に直面し、さらなる成長のために新市場の開拓が課題となっていました。
・昨今の技術革新のスピードに対応し、競争環境の変化の中で優位性を保つ必要がありました。
・優秀な人材の確保と育成が急務となっていました。
・オンラインに特化したビジネスモデルの強みをさらに強化したいと考えていました。

解決に向けた取り組み

目的とテーマ

・社内外のオンライン会議が多いため、会議終了後すぐに議事録を共有したい。
・システム開発という事業特性上、決定事項は主観を排除し、正確に文字として残したい。

解決する効果

・議事録の自動作成により、作業を効率化したい。
・作成した議事録を、そのまま顧客に共有できる状態にしたい。

取り組み概要

・複数部署での利用を想定したアクセス権の制御。
・議事録、文字起こし、動画それぞれの共有方法と挙動の確認。

ご提供したソリューション

コンサルティング

・議事録作成・管理に関する現状の課題をヒアリングし、最適なソリューションを提案しました。
・新たなワークフローを構築するためのサポートを行いました。
・導入後の効果を最大化するための活用方法についてアドバイスしました。

導入システム

・議事録の自動作成・管理システムを導入しました。
・音声のテキスト化、話者の識別、キーワード抽出が可能な機能を備えたシステムを提供しました。
・クラウド上で議事録を一元管理できるシステムを導入しました。

サポート

・アクセス権の設定や、ライセンス範囲内での共有方法についてサポートしました。
・主要部署向けに、システム操作方法の説明会を実施しました。
・その他、運用に必要な取り組みについても継続的に支援しました。

導入後の成果と今後の展望

主な成果

 ・これまでは、社内外の定例会議が多く、参加部署も多かったため、議事録の作成と管理が大きな負担となっていました。しかし、事前に設定しておくだけで議事録のタイトルやフォルダ分けが自動化され、管理が簡単になりました。
・アクセス権の制御機能により、関係のない部署が議事録を閲覧する心配がなくなり、セキュリティ面でも安心して利用できるようになりました。

今後の展望

・利用者が増えたことで、プランの上限使用時間に達するケースが増えています。従量課金制度があるとはいえ、利用シーンやルールを明確にしないと費用が際限なく膨らむリスクがあるため、注意が必要です。
・活用方法の一例として、動画読み込み機能を使って過去の自社セミナー動画を文字起こしし、紹介文を作成するなどの販促支援ツールとしての活用も進めていきたいと考えています。