ビジネスシーンにおいて、会議や営業の場での情報共有は非常に重要です。そこで役立つのが「いきなり議事録」のメモ機能です。この機能では、音声文字起こしの任意の場所に共有コメントをつけることができ、より効果的な情報伝達を実現します。今回は、この機能の特徴と活用シナリオについてご紹介します。

いきなり議事録のメモ機能とは

「いきなり議事録」のメモ機能は、音声文字起こしの任意の場所にコメントを追加できる便利なツールです。このコメントは、議事録を閲覧する全てのメンバーと共有されるため、情報の透明性が高まります。具体的には以下のような特徴があります。

任意の場所にコメントを追加

会議中や営業中に発言された内容に対して、必要に応じて後からコメントを追加できます。

全員で共有可能

コメントは議事録を閲覧する全てのメンバーと共有されるため、情報が一元化されます。

共有コメント機能のメリット

内容の訂正が容易

会議中に発言した内容に誤りがあった場合、後から簡単に訂正コメントを追加できます。これにより、誤解を防ぎ、正確な情報を共有することが可能です。例えば、「先ほどの売上予測について、実際は〇〇です」といった具体的な訂正ができるため、後から振り返ったときにも正確な情報を確認できます。

指導・フィードバックがスムーズ

若手担当者に対して具体的な指導やフィードバックを行う際、音声文字起こしの特定の部分にコメントをつけることで、どの発言について話しているのか明確に伝えることができます。例えば、「ここはこう言ったほうがよかった」というアドバイスや、「この発言の意図はこうだ」といった説明が容易になります。このように具体的なフィードバックを残すことで、次回以降の改善につながります。

メモ機能の効果的な使い方

ビジネスシーンにおいて、情報の正確な共有とコミュニケーションは成功の鍵です。「いきなり議事録」のメモ機能を活用することで、社内会議や顧客への営業活動において、より効果的な情報伝達が可能になります。ここでは、具体的な活用例を紹介します。

社内会議での活用例

社内会議では、様々な意見やアイデアが飛び交う一方で、誤解や認識のズレが生じることもあります。いきなり議事録のメモ機能を使うことで、以下のようなシナリオで効果的に活用できます。

訂正コメント

会議中に発表された統計データに誤った数字が含まれていた場合、その箇所に「実際は〇〇です」と訂正コメントを追加します。このようにすることで、後から議事録を見返した際にも正確な情報を確認でき、誤解を防ぐことができます。

フィードバック

若手社員が提案したアイデアについて、「この視点は素晴らしいが、もう少し具体的な例を挙げると良い」といった具体的なアドバイスをコメントとして残すことができます。これにより、若手社員は次回の提案に向けて具体的な改善点を把握しやすくなります。

顧客への営業での活用

営業活動では、顧客とのコミュニケーションが成功の鍵となります。いきなり議事録を使って以下のように活用できます。

発言意図の説明

顧客との商談で、自社製品について説明した際に、「この機能は顧客のニーズにどのように応えるか」を明確にするために、「この発言は顧客の課題解決につながる意図があります」とコメントを追加します。これによって、チーム全体が商談内容をより深く理解し、次回以降の戦略に役立てることができます。

改善点の指摘

商談後、若手営業担当者が行ったプレゼンテーションについて、「ここで具体的なデータを示すとさらに説得力が増す」といった改善点をコメントとして残します。このフィードバックは、次回の商談準備に役立ち、営業スキル向上にもつながります。

議事録を自動生成！いきなり議事録とは

「いきなり議事録」は、オンライン会議の終了と同時に自動で議事録を作成するAIサービスです。このツールは、議事録作成の負担を軽減し、会議参加者が議論に集中できるようサポートします。

【参考】いきなり議事録 動画マニュアル

議事録生成機能

自動議事録生成

会議終了後、AIが高品質な議事録を自動的に作成します。この機能により、議事録作成に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。AIが生成する議事録には、タイトル、要約、トピックと詳細が含まれ、会議の全体像を素早く把握することができます。

話者分離

AIが各話者を識別し、発言ごとに話者を区別して会話の文字起こしを作成します。これにより、誰がどの発言をしたかが明確になり、会議の流れや各参加者の貢献を正確に記録することができます。

効率的な動画内検索

会話の文字起こしと動画が同期しており、テキストから該当する動画の再生時間へワンクリックで移動できます。この機能により、特定の議題や発言を素早く見つけ出し、必要な情報に効率的にアクセスすることができます。

編集・ダイジェスト機能

会話の文字起こしの編集が可能で、必要な部分を選択するだけでダイジェスト動画を生成できます。この機能を使用することで、編集ソフトを使わずに重要なポイントだけを抽出した動画を作成し、会議の要点を効果的に共有することができます。

「動画に質問」機能

この機能では、ユーザーが動画内の特定の部分について質問すると、AIがその内容に基づいて回答します。これにより、会議内容について疑問点があった場合でも迅速に確認できるため、情報の理解度が向上します。

【関連記事】いきなり議事録の「動画に質問」機能で会議の振り返りが簡単に！

kintone連携機能

「いきなり議事録」はkintoneとの連携も可能です。これにより、自動生成された議事録や関連データをkintone上で管理・共有できるため、業務プロセス全体の効率化につながります。チーム内での情報共有やタスク管理が一元化されることで、生産性向上にも寄与します。

【関連記事】ビジネスプロセスの自動化を実現！いきなり議事録のkintone連携機能とは

まとめ

「いきなり議事録」のメモ機能は、社内会議や顧客への営業活動において非常に有効です。音声文字起こしへの共有コメント機能を活用することで、内容の訂正や若手担当者への具体的な指導が可能になり、情報共有の質が向上します。この機能を積極的に活用し、効果的なコミュニケーションを実現しましょう。

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