カスタムテンプレートは、「いきなり議事録」の機能をより柔軟に活用するための強力なツールです。標準テンプレートだけでは対応しきれない多様な会議スタイルや企業固有のニーズに応えるため、ユーザーが自由にテンプレートをカスタマイズできる機能を提供しています。
【関連記事】切り抜き動画制作に革命を起こす！いきなり議事録のダイジェスト動画作成機能とは
いきなり議事録のカスタムテンプレート機能
「いきなり議事録」では、標準テンプレート以外のテンプレートを設定して議事録生成に利用することができます。この機能により、ユーザーは自社の会議スタイルや報告フォーマットに合わせた独自のテンプレートを作成し、AIによる自動生成プロセスに組み込むことが可能になります。カスタムテンプレートを使用することで、会議の内容や目的に応じた最適な構成の議事録を効率的に作成できます。
カスタムテンプレートの設定方法
カスタムテンプレートの設定は、管理者権限を持つユーザーが行うことができます。設定メニュー（歯車アイコン）から「議事録テンプレート設定」を選択することで、カスタムテンプレートの作成や編集が可能になります。この設定画面では、テンプレートの構成要素や形式を細かく調整し、自社の要件に合わせたテンプレートを作成することができます。
カスタムテンプレートの活用シーン
カスタムテンプレートは、様々なシチュエーションで活用できます。
社内会議
部署ごとの報告フォーマットに合わせたテンプレートを作成し、一貫性のある議事録を効率的に生成できます。例えば、営業部門の週次ミーティングでは、売上実績、商談進捗、今後の見込みなどの項目を含むテンプレートを用意することで、重要な情報を漏れなく記録できます。
商談
顧客情報や商談の進捗状況を含むテンプレートを用意することで、営業活動の記録と分析が容易になります。商談相手の企業名、参加者、商談内容、次回アクションなどを予め設定しておくことで、営業担当者は必要な情報を迅速に入力できます。
講演会
講演の要旨、質疑応答、参加者の反応などを効果的に記録するためのテンプレートを設定できます。講演者の略歴、講演テーマ、主要なポイント、参加者からの質問とその回答などを構造化して記録することで、後日の振り返りや情報共有が容易になります。
これらのカスタマイズにより、各シチュエーションに最適化された議事録を自動生成することが可能になり、業務効率の大幅な向上が期待できます。
カスタムテンプレートの利点
カスタムテンプレートの利点は以下の通りです。
【参考】AI議事録自動作成ツール16選。タイプ別の選び方や無料ツールを紹介
一貫性の確保
同じ種類の会議で常に同じフォーマットを使用することで、情報の一貫性が保たれます。
時間の節約
予め必要な項目が設定されているため、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。
情報の漏れ防止
重要な項目が予めテンプレートに含まれているため、必要な情報の記録漏れを防ぐことができます。
分析の容易さ
統一されたフォーマットで記録されることで、後日のデータ分析や情報検索が容易になります。
チーム間の情報共有の円滑化
標準化されたフォーマットにより、異なる部署や役職間でも情報が理解しやすくなります。
ギグワークスクロスアイティのAI活用支援サービス
ギグワークスクロスアイティは、お客様のニーズに合わせたカスタムテンプレートの設計と実装をサポートし、より効果的な会議運営と情報共有の実現をお手伝いいたします。
ギグワークスクロスアイティのコンサルティングサービス紹介
ギグワークスクロスアイティは、企業の経営課題解決に向けた包括的なコンサルティングサービスを提供しています。主に以下のようなサービスを提供しています。
- 新規事業開発コンサルティング
- 業務改善コンサルティング
- 経費削減コンサルティング
- DX支援
- システムソリューションの提供
これらのサービスを通じて、顧客のあらゆるフェーズや需要に応える包括的なコンサルティングを行います。
また株式会社Arinosと業務提携し、それぞれの得意分野を活かした課題解決が可能です。新規事業開発や業務改善をArinosが、ITソリューションの提供をギグワークスクロスアイティが担当し、より幅広い視点からの解決策の提案が可能となっています。
生成AI活用への取り組み
ギグワークスクロスアイティは、生成AI技術の活用にも積極的に取り組んでいます。『GiGMON powered by GPT-4』は、業務効率化とナレッジ共有を実現する革新的なAIチャットツールです。
さらに、生成AIの導入支援と、プロンプト改善も手掛けています。これまでAIに触れてこなかった方に向けて、AI活用の相談窓口も開設しています。
このような取り組みを通じて、顧客企業のAI導入と活用を包括的にサポートしています。業務上の課題の特定から、導入検討、運用開始後のフォローまで、AI導入に関する包括的なサポートを行います。
いきなり議事録の活用はギグワークスクロスアイティにお任せ！
ギグワークスクロスアイティは、お客様のニーズに合わせた「いきなり議事録」のテンプレートのカスタマイズから、導入支援、他システムとの連携支援まで幅広くサポートします。
営業活動での「いきなり議事録」活用を例に、ギグワークスクロスアイティが提供する支援の流れを説明します。
過去の録画分析
過去の営業活動の録画を分析し、重要なポイントや頻出するトピックを特定します。これにより、効果的な議事録作成に必要な要素を把握します。
プロンプト設計
分析結果に基づき、営業活動に特化したプロンプトを設計します。例えば、「製品の特徴」「顧客のニーズ」「競合製品との比較」「価格交渉」「次のアクション」などの項目を含むプロンプトを作成します。
設計したプロンプトを基に、「いきなり議事録」用のカスタムテンプレートを作成します。
試験運用とフィードバック
作成したテンプレートを実際の営業活動で試験的に使用し、生成される議事録の質と有用性を評価します。
営業担当者や管理者からのフィードバックを収集し、テンプレートの改善点を特定します。フィードバックに基づき、プロンプトを調整し最適化します。
ギグワークスクロスアイティは、お客様の業務に最適化された「いきなり議事録」の活用をサポートします。さらに、CRMシステムやタスク管理システムとの連携により、議事録の内容を自動的に顧客データベースに反映させたり、自動的にタスクを生成したりすることも可能です。
このようなAI技術を活用した革新的なソリューションと、きめ細かなコンサルティングサービスの組み合わせにより、ギグワークスクロスアイティはお客様の業務効率化とデータ活用を強力に推進し、企業のDXを加速させ、競争力の向上を支援します。
お客様の課題解決や業務改善に向けて、ぜひギグワークスクロスアイティにお気軽にお問い合わせください。
この記事を書いた人
