会議の議事録作成に追われていませんか？
本記事では、AI議事録サービス「いきなり議事録」を実際に導入した企業のリアルな声をもとに、導入の背景や活用のポイント、現場での変化、そして生産性向上の具体的な効果まで徹底解説します。
「AI議事録って本当に使えるの？」「自社に合うのか不安…」という方も必見。
導入時の懸念やサポート体制、サービスの特徴まで、これからの会議を変えるヒントが詰まった内容です。
ぜひ最後までご覧ください！
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「会議後、すぐに次のアクションが取れるように」AI議事録サービス導入後の業務の変化とは
「いきなり議事録」の導入によって、議事録作成の手間や情報共有の遅れといった従来の課題がどう変わったのでしょうか？現場のリアルな声をもとに、導入の背景から運用、実際の効果まで詳しく掘り下げます。
企業紹介と導入の経緯
今回お話を伺ったのは、情報通信業（ソフトウェア受託開発）と卸売業という2つの事業を展開し、最近創業40年を迎えた企業様です。
――社内の雰囲気や、2つの事業の関係性について教えていただけますか。
「もともと卸売業からスタートし、お客様のニーズに応える形でソフトウェア開発部門を立ち上げました。機器の導入からIT活用まで一貫してサポートできるのが当社の強みです。社内は年齢層も幅広く、部署を超えて意見交換が活発。新しいことにも前向きで、現場からの提案が経営層に届きやすい文化です。」
リモートワーク推進やオンライン会議の増加により、会議後の議事録作成が大きな負担となっていました。参加者が多い会議や決定事項が多いプロジェクトでは、情報の抜けや漏洩リスクも課題となっていたそうです。そんな中、オンライン会議のサポートツールを探していたところ、Web経由で「いきなり議事録」を知り、導入を検討されました。
――議事録作成について、どんな課題を感じていましたか。
「会議が終わった後、録音を何度も聞き直して議事録をまとめるのにすごく時間がかかっていました。特に複数部門が関わる大きな会議では、情報の抜けや漏洩リスクも心配でした。」
導入にあたって重視したこと
導入時に特に注目したポイントは以下の通りです。
- 議事録の自動作成による業務効率化
- セキュリティ対策とアクセス権限管理のしやすさ
- 複数部門での同時利用が可能な運用性
- 操作の分かりやすさ・導入のしやすさ
- 情報漏洩リスクの最小化
- 文字起こしや動画連携による事実確認の容易さ
「自動化やセキュリティ、運用のしやすさなど、現場で本当に使えるかどうかを重視しました。特に、誰でも直感的に使えて、部署ごとに柔軟に運用できる点が決め手でした。」
――ツール選定の際、実際に使ってみての印象はいかがでしたか。
「操作がシンプルで、現場のスタッフもすぐに慣れました。サポートも丁寧で、導入の不安はすぐに解消されました。」
導入内容・サポート
導入にあたっては、アクセス権設定やライセンス管理、社内での共有方法のサポートを受け、主要部門への操作方法説明会も実施。現場からの質問や要望にもきめ細かく対応しました。
――導入時に苦労された点や、サポートで役立ったことはありますか。
「最初は現場から『本当に使えるの？』と不安の声もありましたが、操作説明会のおかげでスムーズに浸透しました。アクセス権の設定やライセンス管理も丁寧にサポートしてもらえて、安心して運用を始められました。」
導入後の業務の変化
導入後、業務には以下のような変化がありました。
- 議事録作成にかかる時間が大幅に削減
- 会議内容の記録精度が向上し、抜け漏れが減少
- 参加者全員への情報共有が迅速に
- アクセス権限管理による情報漏洩リスクの低減
- 動画や文字起こしによる事実確認が容易に
- 会議後の意思決定やフォローアップがスピーディーに
「これまで何時間もかかっていた議事録作成が、会議後すぐに終わるようになりました。発言の聞き逃しや記録ミスも減り、会議が終わってすぐに議事録を共有できるので、次のアクションも早くなりました。必要な人だけに情報を見せられるので、セキュリティ面でも安心ですし、あとで内容を確認したいときもすぐチェックできて便利です。」
――現場の反応はいかがですか。
「最初は戸惑いもありましたが、今では『これがないと困る』という声が多いです。会議の質も上がったと感じています。」
利用シーン例
さまざまなシーンで「いきなり議事録」を活用されています。
- オンライン打合せ
- 対面打合せ
- システム連携
- セミナー紹介
- マニュアル生成
「リモート会議はもちろん、対面の打合せやセミナー記録、マニュアル作成にも使っています。情報の活用範囲が広がりました。」
今後の課題と展望
今後の活用や改善点について、率直な思いを語っていただきました。
――今後、さらに期待していることや課題はありますか。
「AIの精度向上には期待していますし、今後は議事録の内容をさらに多様な業務で活用したいですね。たとえば、議事録から直接マニュアルやナレッジを自動生成できるような展開にも興味があります。」
――運用面での工夫や、これから取り組みたいことはありますか。
「利用者が増えてきたので、運用ルールの整備や、より効果的な使い方の社内共有も進めていきたいです。セミナーや研修でも活用範囲を広げていければと思っています。」
「いきなり議事録」の導入で生産性向上を実現！
今回取材した企業様は、「いきなり議事録」導入によって会議運営の効率化と情報管理体制の強化を実現しました。議事録作成にかかる時間や手間が大幅に削減され、会議参加者が本来の業務や議論に集中できるようになったことで、社内の生産性や情報共有の質も向上しています。今後はAI議事録のさらなる活用や、運用ルールの整備を通じて、全社的な業務改善とナレッジ活用の拡大が期待されています。
「いきなり議事録」とは
サービスの概要と特徴
「いきなり議事録」は、オンライン会議が終了すると同時に自動で議事録を作成するAIサービスです。高性能な議事録作成により、担当者は議事録作成の負担から解放され、会議に集中できます。生成された議事録はテキストだけでなく、動画のコンテキストやタイムラインとリンクしており、情報の振り返りやナレッジ共有を容易にします。トピックから関連する動画の時刻へワンクリックでジャンプできるなど、効率的な情報アクセスが可能です。
【参考】いきなり議事録 by 喋ラボ
利用方法
- 会議の録音・録画
「いきなり議事録」を利用してオンライン会議を録音・録画します。 - 自動議事録生成
会議終了後、自動的に議事録が生成されます。 - 議事録の活用
生成された議事録を閲覧・編集し、必要に応じてトピック検索やダイジェスト動画の作成を行います。
主な機能紹介
- 話者分離
AIが各話者を識別し、発言ごとに話者を区別してトランスクリプトを作成します。これにより、誰が何を話したかを明確に把握できます。 - タイムスタンプ
トランスクリプトと動画が同期しており、テキストから該当する動画のタイムスタンプへワンクリックで移動できます。特定の話題や発言を素早く確認できます。 - 編集機能
トランスクリプトの編集が可能で、必要な部分を選択するだけでダイジェスト動画を生成できます。引き継ぎ資料や要約動画の作成に役立ちます。
いきなり議事録の導入はギグワークスクロスアイティにおまかせ！
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- うまく活用できるか心配…
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