実際どうなの？中小企業のバーチャルオフィス導入のメリットと気をつけるべきこと

事業スタートには、開業届を出したり郵便物を受け取ったりするための「住所」が必要です。バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを借りずに住所を借りることができるサービスです。

近年、急速に進化するテクノロジーと働き方の変化が、従来のオフィスの概念を根底から変えています。多くの企業がオフィスの壁を越え、物理的な制約を超えてビジネスを展開する方法を求めているのです。
その中でも注目を集めているのが「バーチャルオフィス」です。

本記事では、バーチャルオフィスのサービス内容やメリット・デメリットについて解説します！

バーチャルオフィスのサービス内容

このセクションでは、バーチャルオフィスの基本的なサービス内容と、どのように機能するのかについて説明します。
バーチャルオフィスには以下のような様々なサービスがあります。

住所の提供

バーチャルオフィスならビジネスの一等地を利用することも可能です。プロのイメージを築くことができます。

郵便物受け取りと転送

郵便物やパッケージを受け取り、必要に応じて指定された場所に転送するサービスが含まれます。

会議室の利用

提携している会議室や共用スペースを利用でき、プロフェッショナルな環境を提供します。

ビジネスサポートサービス

文書作成や翻訳などのビジネス運営に関連するサポートサービスも提供されます。

オンラインツールの提供

オンライン予約やコミュニケーションツール、クラウドストレージなど、遠隔での仕事をサポートするデジタルツールも提供されます。

その他にもオフィスによってはオンライン予約やコミュニケーションのためのツールなどもサポートしてくれる場合があります。企業の規模やニーズに応じて、様々な契約プランが用意されています。

メリット多数！バーチャルオフィスの魅力

賃料が浮く！大幅なコスト削減

バーチャルオフィスを導入すると、オフィススペースにかかるコストや光熱費の削減が期待できます。安いところでは月々660円から借りることもできるので。かなりのコスト削減になるでしょう。

従業員の働きやすさ

フレキシブルな勤務時間やリモートワークのオプションを提供することで、従業員は仕事とプライベートのバランスを取りやすくなります。従業員が自身の生活リズムに合わせて働ける柔軟なテレワークの導入が、働きやすさを向上させます。

優秀な人材が獲得できる！

バーチャルオフィスなら、国や地域に拘束されず、多様なバックグラウンドや専門知識を持つ人材を集めることができます。これにより、企業は多様な視点や経験を取り入れることが可能になります。
【参考】バーチャルオフィスでコスト削減を最大化に⇒魅力あるオフィス形態

事前に対策が必要！バーチャルオフィスで気をつけるべきこととは？

コミュニケーションの難しさ

遠隔で働く場合、対面のコミュニケーションが少なくなりがちで、情報共有が難しくなります。また、表情やジェスチャー、身振りなどの非言語コミュニケーションが制限されるため、メッセージの理解に誤解が生じることがあります。

セキュリティ面の心配

バーチャルオフィスでは、従業員が異なる場所から作業を行うため、セキュリティの確保が特に重要です。また従業員が公共のWi-Fiを使用する可能性があるため、そのような点も注意が必要です。

従業員のモチベーション管理がしづらい

バーチャルオフィスでは、全員で集まることが少ないため、従業員のモチベーション管理が課題となります。

チームリーダーが従業員のモチベーションを理解し、適切なサポートを提供することが重要です。定期的なフィードバックの時間を設け、従業員との対話を通じてモチベーションを高めましょう。また、オンラインでのチームビルディングイベントや交流会を企画し、チーム全体のつながりを促進するアイデアも必要です。

これらのポイントに留意することで、バーチャルオフィスの導入に伴う課題に対処し、効果的かつ円滑な業務運営が可能となります。

導入するために必要なこと

メリットも多いバーチャルオフィスですが、課題を踏まえて事前に対策をしておくことが重要です。特に重要な項目について対策方法を具体的に解説します。

セキュリティ対策は特に重要！

データのセキュリティとプライバシー保護は重点的に行いましょう。

・安全な通信手段を利用する
機密情報を扱う際には、エンドツーエンドの暗号化が確立された通信手段を使用しましょう。

・アクセス権の厳格な管理
データへのアクセス権を厳格に管理し、必要な人物だけが必要な情報にアクセスできるようにします。

・定期的なセキュリティトレーニング
従業員に対してセキュリティに関するトレーニングを行い、注意喚起を定期的に行います。

セキュリティについて、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事もおすすめです！
【関連記事】リモートワークに不可欠！ゼロトラストの導入方法について解説

コミュニケーションルールの徹底

バーチャルオフィスでは、従業員が柔軟な労働時間を確保できることが一般的です。ただし、作業時間や進捗状況の報告など、対面でない分、より密なコミュニケーションが必要です。
遠隔で働く場合、ルールを明確にしましょう。具体的には以下のような内容になります。

・適切なコミュニケーションツールの導入
チャット、ビデオ会議、プロジェクト管理ツールなど、遠隔でのコミュニケーションをサポートするツールを積極的に導入しましょう。

・ルールの整備
コミュニケーションの優先順位や適切なタイミング、連絡手段などに関するルールを整備し、全体の効率を向上させます。

ギグワークスアドバリューのテレワーク支援サービス

バーチャルオフィス導入前にはさまざまな準備が必要なことがわかりました。
何から手を付けて良いかわからない…
そんなときは、テレワークをサポートしてくれるサービスもあります！
ギグワークスアドバリューのテレワーク支援サービスではテレワークに適したマネジメントシステムを導入することができます。
クローズド環境での打合せ、休憩スペースでのコミュニケーション、集合研修やミーティング、各種イベントの実施など、よりリアルに近い職場環境を提供し、まるで同じオフィスで働いている感覚を実現します！
テレワーク対策に困ったら、お気軽にご相談ください！

バーチャルオフィスは、テクノロジーの進化や働き方の変化に伴い、ますます注目を集めています。将来的には、バーチャルリアリティ（VR）技術を活用し、オンラインでの会議や共同作業がよりリアルで没入感のあるものになる可能性もあります。家にいながら、会社にいるような感覚で仕事ができる日も遠くないでしょう。とても楽しみですね。
また、さらなるセキュリティの向上や、AIを活用した仕事の効率化など、バーチャルオフィスのサービスはさらに進化していくと思われます。
企業はこれらの変化に柔軟に対応し、バーチャルオフィスを戦略的なビジネスツールとして活用していくことが成功のカギとなるでしょう。