ビジネスの現場で会議後の議事録作成や情報共有に苦労していませんか？「いきなり議事録」はAIによる高精度な自動文字起こしをはじめ、話者認識やタスク自動抽出など多彩な機能で、議事録作成の手間を大幅に軽減し業務効率化を実現する画期的なツールです。今回ご紹介するJ社のオンライン営業戦略会議への導入事例を通じて、その効果と活用法を具体的に解説します。
【関連記事】業務改革は議事録から！「いきなり議事録」の効果的な導入方法とは
いきなり議事録の外部ツール連携機能とは
「いきなり議事録」はただの文字起こしツールに留まりません。会議内容を構造化し、重要ポイントやタスクを自動で抽出。さらにkintoneやZapierとの連携により、議事録データの活用範囲を拡大します。これにより属人化を防ぎ、組織全体の情報共有と業務効率を強力に後押しします。
いきなり議事録の主な機能
「いきなり議事録」は、会議音声をAIが自動で文字起こしし、効率的な議事録作成を支援するツールです。単なる文字起こしにとどまらず、議事録を生産的に活用するための多彩な機能を備えています。
- 高精度の自動文字起こし：会議中の音声をリアルタイムや録音から正確にテキスト化します。
- 要点・トピック抽出：議事録の重要ポイントや議題ごとに内容を自動で整理し、見やすく構造化します。
- 話者認識：複数人の発言を識別し、誰が話したか明確に記録します。
- 検索・ハイライト機能：過去の議事録からキーワード検索や重要箇所のハイライト閲覧が可能です。
- 音声と議事録の連動再生：テキストと音声を連動させ、気になる部分の音声をすぐ再生できます。
- タスク・アクションアイテムの自動抽出：議事録から課題やタスクを抽出し、管理に活用できるよう整理します。
これらの機能が会議の効率化を支援し、議事録の内容活用をスムーズにします。
【参考】機能紹介
議事録を業務アプリと直接連携！kintone連携機能とは
kintoneはサイボウズ株式会社提供のクラウド型業務アプリプラットフォームで、業務管理や情報共有に利用されています。いきなり議事録で作成した議事録はkintoneの専用アプリに自動登録可能です。この連携により議事録データが構造化され、営業管理やプロジェクト管理などに活用されます。
例えば、決定事項や課題をタスクとして自動振り分けでき、担当者へ割り当てや進捗管理が行いやすくなります。この仕組みは属人化を防ぎ、組織全体の情報共有や業務効率を高める特徴があります。
業務の自動化を推進！Zapier連携機能とは
Zapierは複数のウェブサービスをつなぎ、自動化を実現するプラットフォームです。いきなり議事録はZapierを使うことで、SlackやNotion、Google Workspaceなど多様なクラウドサービスへ議事録を連携できます。この仕組みによって、作成された議事録は自動で共有・保存され、タスク化も効率的に行うことができます。
例えば、Slackへの議事録通知やGoogleドライブへの自動保存、Notionでの議事録整理などが挙げられます。これにより情報伝達が速くなり、手作業の手間も軽減されます。
いきなり議事録で業務効率化の課題を解決！
- 会議録作成に時間がかかり、本来の業務に集中できない。
- 議事録の内容が曖昧で、後からのフォローアップが困難。
- 会議内容の情報共有が遅れ、意思決定が遅くなる。
- タスクの抜け漏れや進捗管理が属人的で不安。
- 複数の業務ツール間での情報の一元管理や連携が難しい。
そのお悩み、いきなり議事録で解決できます。
ビジネスの生産性向上やDXでお悩みの際は、ぜひ「いきなり議事録」の導入をご検討ください。
いきなり議事録の導入事例：複数拠点を持つ中堅企業の場合
J社は全国5拠点からなる企業で、Zoomを使ったオンライン営業戦略会議を月一で開催しています。しかし、議事録共有の遅れや内容の曖昧さ、フォローアップ漏れなどの課題に直面していました。そんなJ社が「いきなり議事録」を導入し、どのように課題を解決し業務を改善したのか、具体的な施策と変化を紹介します。
J社のオンライン営業戦略会議における課題
J社は全国に5つの営業拠点を持つ中堅企業です。最近ではオンラインでの会議が当たり前になり、月に一度の営業戦略会議も各拠点をつないだZoomミーティングで行っています。しかし、参加者からは会議後の議事録共有に関していくつかの課題が出ていました。
主な課題は次のとおりです。
- 話題が次々に変わってしまい、どこまで合意できたのかが曖昧になる
- 前回の会議でどんな話題が未解決のまま残っているかがわかりづらい
- 議事録の共有が遅れ、情報のズレが生じやすい
- フォローアップのタスクが漏れてしまうことがよくある
ある営業部長は、当時の状況を次のように説明します。
「会議中は活発に意見が飛び交いますが、議事録の内容が曖昧だったり、共有が遅れたりするせいで、すぐにアクションに移せないことが悩みでした。拠点間で情報にズレがあり、意思決定に時間がかかることもあります。」
また、若手営業担当者は、次のように回想します。
「会議のポイントは覚えていても細かい指示や議論の流れは後から確認しづらく、そのためフォローアップを漏らしてしまうことがありました。」
「いきなり議事録」の導入と変化
J社はこれらの課題を解決するために、「いきなり議事録」の導入を決めました。会議が終わるとすぐに高精度な自動文字起こしが完了し、その議事録がリアルタイムで関係者に共有される環境を作りました。
導入にあたって、私たちギグワークスクロスアイティは以下のサポートを行いました。
- アクセス権設定およびライセンス範囲内での安全かつ円滑な共有方法の支援
- 主要部署を対象とした操作方法説明会の実施
- その他、運用にあたって必要となる細かな取り組みへの支援
営業部長は、導入後の変化を実感しています。
「会議の内容を参加できなかったメンバーにもすぐに共有できるようになり、コミュニケーションのギャップがかなり減りました。特に議事録に基づくタスクがkintoneに自動で連携されて、誰が何をいつまでにやるのかが明確になったことが大きいですね。」
また具体的な利用例も紹介してくれました。
「先月、東日本チームが新規顧客開拓の戦略を話し合ったとき、若手営業担当者が『新しいターゲット層へのアプローチを試すべき』と提案した内容が議事録にしっかり残り、そのままタスクに登録されました。おかげで全拠点に迅速に情報を伝えられて、行動のムダがなくなりました。」
営業部長に加え、ある若手営業担当者はこう話しています。
「社外・社内の定例会が多く、参加部署も多いため、これまでは議事録の作成や管理が非常に大変でした。しかし、『いきなり議事録』で議事録のタイトルやフォルダ分けを事前にセットしておくだけで管理が驚くほど簡単になりました。アクセス権制御も細かく設定でき、無関係な部署が閲覧することもなく、セキュリティ面での安心感も高まりました。」
また別の若手営業担当者も、チーム全体の効率向上を実感しています。
「これまでは情報を追いきれずフォローアップが漏れてしまうこともありましたが、今は正確な記録が残り共有も速いため、仕事に集中できています。」
社内の反響と今後の展望
会議後の議事録の質と共有速度が向上したことで、働きやすい環境が生まれています。
「会議の透明性が増し、みんなの理解が深まりました。これまでは記憶や口頭の共有に頼っていた情報も、正確な記録が残るようになって安心です。」（営業マネージャー）
「適切な議事録がベースになってフォローアップが確実になり、営業活動の質が明らかに良くなりました。離れていてもチームの一体感が強くなった感覚があります。」（営業担当者）
「いきなり議事録」で意思決定とタスク管理をスムーズに
J社の事例からわかるように、複数拠点のオンライン営業戦略会議において、「いきなり議事録」は情報共有の遅れや議事録の曖昧さを解消し、スピーディな意思決定とタスク管理を可能にする頼もしいツールです。
オンラインで離れた拠点同士のコミュニケーションを円滑にし、確実な実行につなげる仕組みづくりにぜひご活用ください。
この記事を書いた人
