デジタル技術の進展やリモートワークの普及により、ビジネスの効率化とコスト削減が近年注目されています。
中でもデジタル契約書は物理的な書類の作成や保管を削減し、環境への負荷も軽減できるメリットがあります。
これまで稟議書や経費申請などの社内申請業務や、業務委託契約などは紙で行っていました。しかし、そのような書類の作成・製本、そして保管には多大な手間と時間、コストがかかります。

リモートワークが一般的になり、場所や時間に制約されないビジネスのやり取りが増えたことで、デジタルでの書類契約や署名を行うことでスムーズな取引が可能になりました。

今回はビジネスの効率化を加速できる、契約書のデジタル化について解説いたします。
導入をお考えの方は是非参考にしてください。

【参考】【2023年更新】電子契約とは？ メリット・デメリットや法的有効性をわかりやすく解説！

デジタル契約書とは？

デジタル契約書とは、従来の紙の契約書をデジタルで作成したものです。
インターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示、署名や管理まで、オンライン上で可能になります。

デジタル契約書を可能にする技術

デジタル契約書を実現するためには、いくつかの技術が利用されます。その中でも主なものは以下の通りです。これらの技術を組み合わせることで、デジタル契約書を安全かつ効率的に作成し、管理することが可能になります。

1. 電子署名（E-Signature）

電子署名技術は、法的に有効な電子的な署名を提供します。これにより、契約当事者は物理的な署名を行う必要なく、デジタル契約書を作成および署名することができます。

2.デジタル認証技術

デジタル契約書には、関係者が正当な身元であることを確認するための認証が必要です。
デジタル認証技術は、個人や組織の身元を確認し、その信頼性を保証するための技術です。これには、公開鍵暗号や証明書の利用が含まれます。

3. ブロックチェーン技術

ブロックチェーンは、分散型台帳技術であり、契約の透明性と信頼性を確保するために利用されます。ブロックチェーン上に契約の情報を保存することで、改ざんや不正アクセスから保護され、信頼性の高いデジタル契約書を作成することが可能です。

ブロックチェーンについては、こちらの記事でも紹介しています！
詳しく知りたい方は是非チェックしてください！
【関連記事】新たなビジネスの可能性！Web3による本人認証技術とは？

デジタル契約書の活用事例

デジタル契約書は、さまざまな業界で幅広く活用されています。
デジタル契約書の活用事例をいくつか紹介し、その効果について探っていきます！

金融業界

金融業界でも、デジタル契約書が広く活用されています。
例えば、銀行や保険会社では、顧客との契約手続きをオンラインで行うことが一般的です。顧客はウェブサイトやモバイルアプリを通じて契約書に電子署名し、必要な情報を提供することができます。これにより、顧客の利便性が向上し、契約手続きの完了までの時間が短縮されます。

不動産業界

不動産業界では、デジタル契約書が契約手続きの簡素化と迅速化に役立っています。例えば、賃貸物件の契約手続きでは、テナントや不動産会社がデジタル契約書プラットフォームを利用して、契約書の作成や署名をオンラインで行うことができます。これにより、紙の書類を使った手続きに比べて時間と手間を大幅に節約することができます。

法律業界

弁護士や法律事務所は、クライアントとの契約書をデジタル化し、電子署名を利用しています。顧客との契約や提携先との合意事項をデジタル契約書で管理することで、契約の変更や更新もオンラインで迅速に行うことができます。

デジタル契約書は様々な業界で活用され、効率化と利便性の向上に大きな貢献をしています。
上記に挙げた以外でもIT業界ではプロジェクト管理の効率化など、さまざまな活用事例が存在します。これらの事例を参考にして、デジタル契約書を活用してビジネスプロセスを改善しましょう。

デジタル契約書のメリット

従来の紙の契約書と比較して、デジタル契約書は多くのメリットがあります！
具体的なメリットをご紹介します。

1. ビジネスの効率化

デジタル契約書は、契約の流れを迅速化し、効率化アップが期待できます！物理的な書類の作成や郵送の手間がなくなるため、時間とコストも節約することができます。
業務委託契約書を電子化したことで、これまでは2〜3週間かかっていた作業が、早い場合だとわずか1日で完了できるようになった事例もあります。

2. コスト削減

デジタル契約書は紙の使用を減らすことで、製本やファイリング、保管にかかるコストを削減することができます。

3.環境への配慮

デジタル契約書の導入により、紙の使用量を削減し、環境への負荷を軽減することができます。これは企業のCSR（企業社会的責任）に配慮するという観点からも重要です。

　

デジタル契約書の導入には多くのメリットがありますが、その効果的な活用には適切なソフトウェアの選択や従業員のトレーニング、セキュリティ対策の強化が必要です。次の章では導入の課題をご説明します。
これらの要素を考慮しながら、デジタル契約書を活用することでビジネスプロセスの効率化やコスト削減を実現しましょう。

導入の課題

デジタル契約書は契約の作成から管理、保存までが効率化され、業務の流れが大幅に改善されると期待されていますが、現状、導入にはいくつかの課題が存在します。
デジタル契約書の導入における主な法的課題とセキュリティへの対応について探っていきます。

セキュリティの懸念

デジタル契約書はデータベースやクラウド上に保存されるため、情報漏洩やサイバー攻撃などのセキュリティリスクが伴います。機密性やプライバシーの保護が重要であり、不正アクセスやデータ漏洩などのリスクに対処するセキュリティ対策が必要です。

法的な認識の問題

デジタル契約書は、物理的な文書と同様に法的に拘束力がある必要があります。
しかし、一部の国や地域では、デジタル契約書の法的な認知がまだ進んでいない場合があり、電子署名や認証の仕組みを適切に導入しなければならないなど、要件が異なるため、これらを遵守する必要があります。

受け入れと利用の適応

新しいシステムやプロセスの導入には、従業員や取引先など関係者がそれを受け入れ、適切に利用することが必要です。デジタル契約書に移行するためのトレーニングや教育が必要です。

　

デジタル契約書の導入は業務効率化や改善につながりますが、法的課題やセキュリティのリスクにも対応する必要があります。
適切な法的知識とセキュリティ対策を講じることで、安全かつ効果的なデジタル契約書の導入を実現することができます。

コンサルティングサービスのご紹介

ギグワークスクロスアイティでは、デジタル契約書の導入や活用に関するコンサルティングサービスを提供しています。
今後は、大企業が電子契約を取り入れることで、中小企業やフリーランスも契約の電子化を迫られると考えられます。
当社の専門家チームは、お客様のニーズに合わせた最適なデジタル契約書の導入計画を策定し、セキュリティや法的な問題を考慮しながら、効果的な導入方法を提供します。
デジタル契約書を活用してビジネスを効率化し、競争力を強化するために、当社のコンサルティングサービスをぜひご利用ください。